4月21日,设计院联合公司办公室顺利完成“数字档案馆系统归档优化提升项目”上线测试,实现设计院“智绘协同”系统与公司本部“数字档案馆”系统之间的数据融通,减少工作人员重复机械的档案录入工作量,助力项目归档管理提质增效。
据了解,由于公司“数字档案馆”系统未打通线上数字化归档通道,大量电网建设工程档案仍需要人工录入信息挂接文件,耗费了大量人力、物力。设计院“智绘协同”系统“设计管理”模块,已经实现项目立项、设计策划、数字归档等全过程环节的线上流转,过程可留痕,历史可溯源,具备工程设计资料数字化移交的条件。为此,设计院联合公司本部档案馆开展“数字档案馆系统归档优化提升项目”,推动构建数字档案馆系统线上数字化归档功能,解决档案工作人手少、内容繁琐、工作量大等难点堵点问题,进一步降低管理运行成本、优化工作流程,确保档案的完整性和真实性。
此次测试的数字化归档功能,包含案卷级归档、文件级归档、电子文件三个业务归档功能。通过归档功能,业务系统(“智绘协同”系统)能够将数据直接推送到数字档案馆系统,经过数据的自动化检测与加工处理,实现工程档案自动化归档入库。后续,用户可在相应模块进行档案的整理、组卷编目与归档工作。经测算,单个工程人工录入归档需要花费约2周时间,数字化归档缩短至4个小时,归档效率大幅提升。
接下来,设计院将继续完善软件细节问题,不断提高系统集成接口的实用化水平,同时深入挖掘用户层次需求,加速推进数字档案馆系统推广应用。